Facturation électronique hors UE et standard XML

Le format XML est à la base de la facturation électronique en Italie et dans le reste du monde : bien que chaque pays adopte des réglementations et des systèmes spécifiques, la facturation électronique évolue clairement vers l’adoption de standards techniques et de méthodes de transmission partagés, tels que le format XML et PEPPOL.

Le standard XML dans les factures électroniques

Dans la facturation électronique italienne, l’utilisation du format XML (eXtensible Markup Language) est une obligation légale. Ce standard garantit que chaque donnée (numéro de TVA, code fiscal, montant, taux de TVA) soit positionnée exactement là où le Système d’Échange de l’Agence des Revenus italienne s’attend à la trouver.

Au-delà du cas italien, l’existence d’un standard technique pour l’échange de données complexes permet d’effectuer des contrôles automatiques sans rencontrer les erreurs de lecture qui pourraient survenir avec des images ou des fichiers PDF. L’XML constitue donc également le langage commun permettant les échanges entre les systèmes de facturation de différents pays.

En pratique, chaque pays peut adopter son propre standard pour les factures électroniques, mais grâce au standard XML, les différents systèmes nationaux peuvent compter sur une structure technique partagée permettant l’échange de messages « traduisibles » dans leurs langages informatiques respectifs.

Au niveau international, toutefois, le cadre réglementaire est très varié — une complexité qui concerne surtout les entreprises réalisant de nombreuses opérations avec des pays hors UE.

Facturation électronique : la situation en Europe et au-delà

En Europe comme dans le reste du monde, chaque pays a adopté ses propres lois et règles techniques en matière de facturation électronique : la France, par exemple, reconnaît trois formats pour la facturation électronique (UBL, CII et Factur-X) ; en Allemagne, il en existe deux (ZUGFeRD et XRechnung). Tous ces standards sont bien entendu basés sur XML. 

Il existe toutefois une grande différence entre le système italien et ceux adoptés dans les autres pays. Depuis 2019, l’Italie a mis en place un système centralisé et obligatoire imposant le passage de toutes les factures par le Système d’Échange de l’Agence des Revenus, qui reçoit la facture, la contrôle et la transmet au destinataire. La Pologne, l’Espagne, la Roumanie et d’autres pays de l’UE ont choisi ou sont en train d’implémenter des modèles similaires.

L’Allemagne, la Belgique et la France, mais aussi la Suisse et les pays scandinaves, ont au contraire opté pour des modèles décentralisés (garantissant l’interopérabilité des données) dans lesquels les factures circulent directement entre opérateurs, selon des modalités de transmission et des standards partagés (comme PEPPOL, Pan-European Public Procurement OnLine), sans obligation généralisée de passer par une plateforme étatique unique. 

Le modèle décentralisé domine également parmi les pays hors UE les plus importants pour les entreprises italiennes opérant à l’international, comme le Royaume-Uni et les États-Unis. Ici aussi, les systèmes reposent sur le réseau PEPPOL et sur le standard XML, qui s’impose comme la base technique commune mondiale en matière de facturation électronique.

Les règles italiennes pour la facturation hors UE

La réglementation italienne prévoit que toutes les factures électroniques, y compris celles destinées à des clients hors UE, soient créées au format XML et conservées numériquement pendant 10 ans. Contrairement à ce qui se passe sur le marché intérieur, toutefois, pour les clients hors UE, l’envoi du fichier XML via le Système d’Échange n’est pas le seul moyen de transmettre le document au client, qui reçoit généralement la facture par e-mail au format PDF.

La transmission du fichier XML au SdI reste néanmoins obligatoire afin de communiquer les données de l’opération à l’Agence des Revenus (ce qui remplace l’ancien état récapitulatif des opérations transfrontalières). Dans ce cas, puisqu’il n’est pas possible d’indiquer un code destinataire italien, le champ « Code Destinataire » doit être rempli avec le code conventionnel à sept lettres XXXXXXX.

Pourquoi adopter le standard XML pour les factures hors UE

Comme nous l’avons vu, la législation italienne ne prévoit pas la transmission du fichier XML au client pour les factures électroniques hors UE. 

Cependant, utiliser ce format pour gérer l’ensemble du flux documentaire présente des avantages importants, et pas seulement en termes de conformité fiscale internationale. 

Le premier avantage concerne l’état récapitulatif des opérations transfrontalières : si les factures transitent par le SdI, l’Agence des Revenus peut acquérir automatiquement les données de l’opération, évitant ainsi la nécessité d’effectuer la Communication des Opérations Transfrontalières.

En outre, l’adoption d’un format structuré comme XML permet d’automatiser les processus internes en éliminant la saisie manuelle des données dans les logiciels de gestion. Ce n’est pas un hasard si les très grandes entreprises demandent souvent également le fichier XML des factures, afin de pouvoir les intégrer directement dans leurs systèmes d’information.