Comment fonctionne la facturation électronique en Allemagne

Avec l'introduction progressive de l'obligation de facturation électronique pour les transactions entre entreprises privées, le marché allemand abandonne les anciens standards papier et les factures PDF au profit de formats structurés conformes à la réglementation européenne.

Le système de facturation allemand est toutefois très différent du système italien, car il repose sur un modèle décentralisé. Afin de se conformer aux directives européennes, l'Allemagne a également adopté des formats spécifiques de facturation électronique que tout fournisseur, y compris étranger, doit connaître.

Facturation électronique obligatoire en Allemagne : les étapes de la transition

Le 22 mars 2024, le Bundesrat, le Conseil fédéral allemand doté de pouvoirs législatifs, a approuvé la Wachstumschancengesetz (Loi sur les opportunités de croissance), qui introduit l'obligation de facturation électronique B2B en Allemagne.

L'adoption progressive de la facturation électronique a commencé en 2025 : depuis l'année dernière, les entreprises allemandes doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques et peuvent également en émettre.

La première étape majeure entrera en vigueur le 1er janvier 2027, date à laquelle la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 800 000 euros. À partir de cette date, la facture papier traditionnelle ne sera autorisée que dans des conditions particulières, tout comme les formats autres que XRechnung et ZUGFeRD, les standards nationaux allemands.

À compter du 1er janvier 2028, la facturation électronique B2B deviendra obligatoire pour toutes les entreprises et les formats non conformes à la norme européenne EN 16931 ne seront plus acceptés.

Comment fonctionne la facturation électronique en Allemagne ?

La facturation électronique en Allemagne suit un modèle très différent de celui de l'Italie : il n'existe ni méthode de transmission spécifique ni système centralisé comparable au Sistema di Interscambio (SDI) de l'Agence italienne des recettes.

La transmission des factures électroniques peut donc s'effectuer de différentes manières. Comme l'indique le BMF-Schreiben publié par le ministère fédéral allemand des Finances, les factures peuvent être envoyées :

• Via PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ;
• Par l'intermédiaire de portails et interfaces électroniques à accès partagé ;
• Par e-mail.

Comme on peut facilement le comprendre, l'envoi par simple e-mail est la solution la moins recommandée en termes de sécurité et de facilité de traitement des documents. Bien que la législation allemande n'impose pas de méthode de transmission spécifique, les factures électroniques doivent être émises dans un format structuré (XML) conforme à la norme européenne. En pratique, l'envoi par e-mail n'est conforme que si la pièce jointe est un fichier structuré valide et non un simple PDF.

Comment transmettre une facture électronique à un client allemand ?

Les entreprises établies en Italie qui émettent des factures à destination de l'Allemagne doivent transmettre leurs documents au système SDI, qui valide la facture à des fins fiscales en Italie. La facture doit donc être remplie normalement en indiquant le code XXXXXXX (qui identifie un client étranger) dans le champ « Code Destinataire ».

Toutefois, le système de l'Agence italienne des recettes ne se charge ni d'acheminer la facture électronique sur le réseau PEPPOL ni de la livrer. Pour la transmission au client allemand, la méthode actuellement la plus répandue consiste à envoyer directement une copie de la facture, par e-mail ou via des plateformes partagées, au format PDF ou au format hybride ZUGFeRD.

Si le client l'exige (notamment dans le cadre d'opérations B2G, c'est-à-dire avec les administrations publiques), la facture doit être transmise via le réseau PEPPOL en s'appuyant sur un point d'accès (Access Point) qualifié (la liste des fournisseurs est disponible sur le portail OpenPeppol ainsi que sur le site de l'AgID, l'autorité italienne qui certifie leur statut). Le point d'accès se chargera de convertir les données au format européen standard PEPPOL BIS 3 et de les transmettre au point d'accès du destinataire allemand.

ZUGFeRD et XRechnung : les standards allemands de facturation électronique

Le ministère fédéral allemand des Finances définit les factures électroniques à proprement parler (E-Rechnung) comme des documents structurés conformes à la norme européenne EN 16931. Tous les autres documents, tels que les factures papier et les PDF envoyés par e-mail, relèvent de la catégorie des « autres factures » (Sonstige Rechnung).

Les formats compatibles et utilisés sur le marché se répartissent principalement en deux catégories :

• Les formats XML purs, tels que XRechnung, qui constitue l'implémentation officielle allemande de la norme EN 16931. Il s'agit d'un format conçu pour l'automatisation et qui ne comporte pas de composante visuelle (le PDF classique destiné à la lecture humaine) ;
• Les formats hybrides tels que ZUGFeRD, équivalent du format français Factur-X, qui consiste en un fichier PDF/A-3 standard contenant une pièce jointe XML intégrée (et invisible). Il est important de noter que ZUGFeRD comprend différents niveaux de détail et que seuls certains d'entre eux sont conformes à la norme EN 16931 (notamment les profils COMFORT et EXTENDED).

En règle générale, les factures destinées aux administrations publiques allemandes doivent être émises au format XRechnung. Les factures B2B, en revanche, peuvent également être émises et transmises au format hybride, qui facilite la transition entre les factures PDF traditionnelles et les factures électroniques structurées. Même dans le contexte B2B, toutefois, le format XRechnung est de plus en plus adopté et, en tant que format national Core, il peut être considéré comme le standard de référence pour les futurs processus de facturation électronique.