La facture électronique est l’équivalent numérique des factures papier traditionnelles rédigées sur papier carbone. Comme ces dernières, elle est soumise à une réglementation spécifique, qui concerne en particulier les obligations incombant à l’entité émettrice du document commercial.

Le non-respect de ces obligations, ainsi que la présence d’erreurs dans la facture, entraîne des sanctions. Voyons donc comment fonctionne la facturation électronique, quelles sont les sanctions applicables à partir du 1er septembre 2024 et comment éliminer les erreurs de facturation.

Qu’est-ce qu’une facture électronique et comment fonctionne-t-elle?

La facture électronique est la version numérique de l’ancienne facture papier. Il s’agit donc d’un document, généralement au format XML, contenant toutes les informations obligatoires aux fins fiscales, telles que la date, le numéro unique du document, les données du vendeur et du client, etc.

 

Les données obligatoires sont les mêmes que pour les factures papier. Il faut y ajouter, dans la plupart des cas, l'adresse télématique du client, sous la forme d'une adresse PEC, d'un code destinataire ou d'un code unique de facture électronique (ou code IPA, attribué aux organismes de l'administration publique).

Le client n'est pas obligé de communiquer une adresse télématique pour la livraison du document: le fournisseur est en effet tenu de lui fournir une copie (papier ou numérique) ayant la même valeur que l'original.

L’envoi de la facture électronique au client se fait via le Système d’Échange (SdI), géré par l’Agence des Revenus italienne, qui joue le rôle d’intermédiaire et veille à ce que:

• les données obligatoires soient bien présentes dans la facture;
• l’adresse PEC ou le code destinataire soit inclus;
• le numéro de TVA du fournisseur et le numéro fiscal (ou TVA) du client soient valides.

Si ces contrôles sont concluants, le Système d’Échange transmet la facture et communique au fournisseur un reçu indiquant la date et l’heure de l’envoi.

Une fois transmise via le SdI, les données de la facture électronique sont automatiquement partagées avec l’Agence des Revenus italienne. Le client peut consulter ses factures électroniques dans son espace personnel sur le site de l’Agence, accessible via SPID, CIE ou CNS, jusqu’au 31 décembre de la deuxième année suivant la réception par le SdI.

Les codes de la facture électronique

Certaines codifications doivent être incluses dans la facture électronique. Elles peuvent indiquer l’adresse de destination du document ou encore le type de facture. Les codes essentiels sont:

• Type de document: indique le type de facture, par exemple TD01 indique une facture électronique immédiate, TD02 une avance ou un acompte sur une facture, et TD024 une facture électronique différée, qui peut être envoyée au plus tard le 15e jour du mois suivant le mois au cours duquel la transaction a eu lieu ;

• Code destinataire / Code unique: le client peut fournir soit une adresse PEC, soit un code alphanumérique pour recevoir la facture. Pour les entreprises, il s’agit d’un code destinataire ou code unique, tandis que les entités de l’administration publique utilisent un CUU (Code Unique d’Administration) ou un code IPA.

• Codes Nature TVA: définissent le statut fiscal d’une opération, notamment les exonérations, les opérations non imposables ou celles soumises à l’autoliquidation de la TVA.

• Codes de retenues sociales: lorsqu’une retenue sociale ou pensionnée est appliquée à une facture (par ex. Inps, Enasarco, Enpam), elle doit être indiquée à l’aide de codes allant de RT01 à RT06.

Facturation électronique: obligations et sanctions

En Italie, la facturation électronique est obligatoire depuis 2019 pour les transactions B2B et B2C (depuis 2024, elle est aussi imposée aux travailleurs indépendants en régime forfaitaire). Par conséquent, le non-émission d’une facture, l’envoi tardif ou la présence d’erreurs dans le document peuvent entraîner des sanctions.

Le montant des sanctions varie selon le type d’infraction et le délai de régularisation de l’erreur. Il est important de rappeler que la facture électronique (non différée) doit être envoyée dans les 12 jours suivant la transaction commerciale.

À partir du 1er septembre 2024, les sanctions suivantes s’appliquent:

• Facture non envoyée, envoyée en retard ou contenant des erreurs: L’amende s’élève à 70 % de la TVA de l’opération, mais elle n’est appliquée que si elle dépasse 300 € (avec une TVA de 22 %, cela concerne des factures supérieures à 1 900 € HT)
• Omissions ou erreurs n’affectant pas la déclaration de TVA: Sanctions fixes comprises entre 250 € et 2.000 €
• Infractions purement formelles (ne modifiant pas la TVA ou le revenu imposable): Aucune sanction
• Opérations exonérées, hors champ TVA ou soumises à autoliquidation: Une sanction de 5 % des montants non documentés (minimum 300 €). Si l’erreur n’a pas d’impact fiscal, une amende fixe de 250 € à 2.000 € s’applique.

Ces amendes peuvent être réduites grâce à la régularisation volontaire (ravvedimento operoso), qui permet aux contrevenants de corriger leurs erreurs. Les sanctions, déjà atténuées par le décret législatif 87/2024, deviennent encore plus faibles :

• Si la correction intervient dans les 30 jours, l’amende est réduite à 1/10 du montant dû (minimum 25 €)
• Si la correction intervient dans les 90 jours, l’amende est réduite à 1/9, et ainsi de suite

Comment éliminer les erreurs de facturation?

L’un des problèmes les plus fréquents dans la facturation électronique concerne les données clients incorrectes, comme les informations personnelles, les codes destinataires ou les adresses PEC. Ces erreurs peuvent survenir pour diverses raisons.

La plupart sont des erreurs formelles n’ayant pas d’impact fiscal et donc non sanctionnées, mais elles peuvent perturber le bon déroulement des transactions. Par exemple, une facture peut ne pas parvenir à son destinataire à cause d’une adresse PEC erronée, ou un profil client en double peut être créé à cause d’une variation minime dans les informations saisies.

La meilleure solution pour éviter ces erreurs est d’automatiser la vérification des données à l’aide d’un logiciel garantissant un accès à des informations mises à jour en temps réel.

Avec Company Start d’Openapi, les entreprises peuvent accéder aux données officielles et actualisées des entreprises italiennes et européennes, y compris le code destinataire.

L’automatisation complète du processus de facturation électronique permet également de simplifier les opérations, notamment pour les e-commerces et les entreprises émettant un grand nombre de factures.

Le service Invoice d’Openapi, intégré via API, permet de gérer l’ensemble du cycle de facturation électronique, y compris avec les administrations publiques, en garantissant une gestion sécurisée et sans erreur des factures, ainsi que l’archivage réglementaire automatique.

 

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