Toutes les entreprises actives en Italie sont tenues d’indiquer un siège social et donc d’élire un domicile fiscal dès l’acte constitutif. Le siège social représente le siège central de l’activité, celui où sont effectués les travaux de direction et d’administration du sujet juridique en question et où doivent être envoyées les communications officielles.

Cependant, en plus du siège social, les entreprises peuvent avoir d'autres localisations, correspondant par exemple à des laboratoires, des succursales, des bureaux et des magasins. Dans d'autres cas, l'activité entrepreneuriale peut être exercée dans un siège opérationnel différent du siège social, et l'entreprise peut également se doter d'un siège secondaire capable de représenter de manière stable la société centrale.

Domicile fiscal et siège social: les différences

Lors de la constitution d'une entreprise, il est nécessaire d'élire un domicile fiscal et un siège social, c'est-à-dire de lui attribuer une adresse où recevoir toutes les communications officielles et celles relatives au fisc. Cependant, le domicile fiscal et le siège social ne coïncident pas toujours. Une entreprise peut en effet avoir son siège social dans une ville et plusieurs domiciles fiscaux dans d'autres régions d'Italie.

Selon une image très répandue, la différence entre siège social et domicile fiscal serait la même que celle entre la résidence d'un citoyen et son domicile. En réalité, selon l’Art. 46 du Code Civil, le siège social coïncide précisément avec le domicile général du sujet juridique, car il indique le siège principal de ses affaires. Si la résidence correspond au lieu de vie habituel d'une personne, le domicile est défini comme « le lieu où elle a établi le siège principal de ses affaires et intérêts ».

En résumé, le siège social est unique et désigne le centre administratif et le domicile général de la société, tandis que le domicile fiscal peut être élu dans tous les lieux où l'activité professionnelle est exercée de manière continue.

Domicile fiscal: qu'est-ce que c'est?

Le domicile fiscal est défini aux articles 58 et 59 du décret présidentiel 600/1973. Il stipule que les personnes autres que les personnes physiques ont leur domicile fiscal à leur siège social ou administratif, ou dans la commune où est établi un bureau secondaire, ou dans la commune où l'activité est exercée de manière prépondérante.

Le domicile fiscal peut coïncider avec le siège social, mais il peut également s'agir de la succursale d'une société. En fait, le domicile fiscal a pour but d'établir le bureau de l'administration fiscale territorialement compétent pour les déclarations et les contrôles fiscaux.

Si une grande entreprise ayant son siège à Rome possède plusieurs bureaux ou magasins (en propriété ou en location) situés dans d'autres villes, ceux-ci peuvent être élus comme domiciles fiscaux de l'entreprise. De cette façon, chaque bureau recevra les communications du bureau des impôts territorialement compétent pour la zone dans laquelle l'activité est exercée.

Siège administratif et siège social

Le siège social, également connu sous le nom de domicile légal ou de siège administratif, est celui qui apparaît dans les Statuts de la société et qui est rendu public via le Registre des Entreprises. En tant que tel, il constitue le domicile général du sujet juridique, considéré comme le siège principal de ses affaires et l'adresse à laquelle envoyer les communications et documents destinés à la direction ou à l'administration de la société.

En raison de sa fonction, le siège social d'une entreprise individuelle coïncide généralement avec la résidence ou le domicile fiscal du propriétaire.

Dans les grandes entreprises, en revanche, le siège social peut être l’un des nombreux établissements d’une entreprise – en particulier, celui qui correspond au centre administratif et directionnel de l’entreprise. Dans certains cas, la domiciliation de l’entreprise peut être réduite à une simple adresse permettant de recevoir la correspondance légale et de conserver la documentation officielle. Il n’est pas rare que des sociétés et des coopératives, ne disposant pas d’un siège physique, indiquent comme siège social le cabinet d’un professionnel de confiance.

Dans tous les cas, chaque entreprise ne peut avoir qu'un seul siège social et est tenue de le communiquer à la CCIAA.

Sièges opérationnels, sièges secondaires et unités locales

En plus du siège social, une entreprise peut avoir d'autres sièges: cela se produit par exemple lorsque les activités de l'entreprise sont principalement ou spécifiquement exercées dans des bureaux et des succursales distincts du siège social.

Outre le siège principal, il existe différents types de localisations d'une entreprise, chacune ayant des caractéristiques et des fonctions spécifiques :

• Siège secondaire: c’est un siège ayant une certaine autonomie décisionnelle, où la présence stable des représentants de la société est garantie, comme c’est le cas des sièges secondaires des grands groupes multinationaux opérant en Italie. Comme indiqué à l’Art. 2197 du Code Civil, lorsqu’un siège secondaire est créé, son inscription au Registre des Entreprises doit être demandée dans un délai de 30 jours. Dans ce même registre, le nom du représentant désigné doit être indiqué.
• Siège opérationnel: c’est le lieu où l’activité entrepreneuriale est effectivement exercée. Il peut coïncider ou non avec le domicile légal de l’entreprise (par exemple, dans le cas d'un cabinet médical ayant élu son siège social au cabinet des médecins, ou d’une entreprise de construction décidant d’ouvrir un siège opérationnel sur un grand chantier). L’ouverture et la fermeture des sièges opérationnels doivent en tout cas être communiquées à la CCIAA. Contrairement au siège secondaire, le siège opérationnel ne nécessite pas la présence stable de la représentation de l’entreprise.
• Unités locales: ce sont les établissements opérationnels distincts du siège social (comme les laboratoires, ateliers, bureaux, usines et entrepôts) où sont exercées une ou plusieurs activités spécifiques de l'entreprise. À l’exception des entrepôts, toutes les unités opérationnelles sont considérées comme actives dès leur création et doivent être déclarées fermées lorsqu'elles cessent leur activité.

Comment trouver le siège social et les unités locales d’une entreprise

Une entreprise possédant plusieurs établissements peut choisir de communiquer sa présence aux clients et fournisseurs en utilisant l’une ou l’autre des localisations. D’un autre côté, lorsqu’il est nécessaire de contacter une entreprise, il est fondamental de pouvoir distinguer le siège social des succursales et des unités locales.

Étant des données publiques et mises à disposition par les Chambres de Commerce, trouver le siège social d’une entreprise est relativement simple. Il existe plusieurs méthodes pour cela: si la recherche est occasionnelle, il est possible d’obtenir les données gratuitement sur le portail du Registre des Entreprises via la fonction "Trova Impresa" (="Trouver une entreprise"), ou de demander un extrait du registre de l’entreprise concernée.

Ces canaux ne sont évidemment pas praticables pour les personnes gérant quotidiennement des dizaines ou centaines de transactions et d'interactions, ni pour celles ayant automatisé leurs processus commerciaux, qui devraient résoudre manuellement toute erreur éventuelle.

Trouver le siège social d’une entreprise via API

Dans des contextes bénéficiant d’un certain degré d’automatisation, il est possible de déléguer le processus de vérification du siège d’une entreprise aux API: le service Adresse Siège Social d’Openapi, par exemple, permet d’obtenir en temps réel l’adresse du siège principal de toute entreprise italienne inscrite au Registre des Entreprises, toujours mise à jour avec les données officielles.

Si, en plus du siège social, il est nécessaire de connaître également l’adresse des unités locales et des différents sièges administratifs d’une société, il est possible de recourir au service Donneés completès entreprise, qui permet d’accéder à plus de 1.300 données sur une seule entreprise, y compris ses divers sièges opérationnels et administratifs.Le potentiel de la mise en œuvre de l'API dépasse également les frontières des chambres de commerce nationales: avec le service Vérification TVA Européenne, il est possible de vérifier le numéro de TVA de toutes les entreprises européennes et d'obtenir leur nom et leur siège social, tandis qu'avec les services Données de Base Entreprise - France, Allemagne, Espagne et Portugal, il est possible d'obtenir plus de 60 données sur des milliers d'entreprises européennes, telles que le siège social avec les coordonnées géographiques, le statut d'activité et le code LEI, avec une seule requête API.