L’importance d’accéder à des sièges sociaux d’entreprise toujours à jour

Le siège social, c’est-à-dire celui enregistré auprès de la Chambre de Commerce ou, dans certains pays, du Registre des entreprises, est l’un des critères fondamentaux pour déterminer la résidence fiscale d’une société.

Connaître le siège social d’une entreprise, cependant, est également vital pour les fournisseurs, partenaires, créanciers et autorités de contrôle. Lorsque le siège social n’est pas à jour, en effet, des situations peuvent survenir allant des notifications jamais reçues jusqu’au risque d’établir des relations commerciales avec des entités dont la situation juridique est incertaine ou opaque.

Disposer de données officielles, certifiées et toujours à jour sur les entreprises est une exigence fondamentale pour des processus efficaces et des pratiques simplifiées, mais aussi pour éviter les fraudes et les problèmes de conformité.

Siège social : qu’est-ce que c’est et pourquoi c’est important

Le siège social, également appelé siège principal ou siège statutaire, est le lieu où se trouve le centre administratif et décisionnel d’une société. En plus d’être l’adresse officielle de l’entreprise, le siège social est aussi le lieu où l’on présume que se trouvent les organes sociaux et où sont prises les décisions les plus importantes.  

Chaque personne morale peut avoir un siège social unique, qui doit être indiqué dans l’acte constitutif de la société et enregistré au Registre des entreprises. L’adresse du siège social est celle à laquelle doivent être envoyées les notifications et communications officielles.

La publicité du siège social au Registre des entreprises garantit la transparence et la protection des tiers : toute personne devant interagir avec une société peut en effet accéder à une adresse certaine et officielle à laquelle envoyer ses communications.

Différence entre siège social et siège opérationnel

Le siège social, comme nous l’avons vu, est celui où l’entreprise est officiellement domiciliée. Très souvent, cependant, les entreprises ont plus d’une adresse : en plus du siège principal, il peut y avoir un siège administratif distinct et plusieurs sièges opérationnels, ou unités locales, qui sont les lieux où s’exerce concrètement l’activité productive.

Généralement, le siège social, le siège fiscal et le siège administratif coïncident. Les très grandes entreprises, cependant, peuvent avoir un siège administratif distinct du siège principal.

Entre le siège social/administratif et le siège opérationnel, il existe une différence substantielle : tandis que le premier est le point de référence unique pour les notifications légales, les sièges opérationnels peuvent être multiples (ex. : magasins, entrepôts, usines, succursales, etc.) et, sauf cas spécifiques, ne sont pas pertinents pour ceux qui interagissent avec l’entreprise.

Qu’est-ce que le domicile fiscal ?

Une autre distinction possible qui peut apparaître, surtout dans le cas de très grandes entreprises ou ayant une présence répartie sur le territoire, est celle entre siège social et siège fiscal. Exactement comme pour le centre administratif de la société, le domicile fiscal peut également être associé à une adresse distincte.

Par exemple, en Italie, le Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) établit que le domicile fiscal coïncide légalement avec le siège social de la société. Toutefois, lorsque le siège administratif est distinct du siège principal, l’Agence des impôts considère comme adresse fiscale le lieu où s’exercent les fonctions liées à l’administration de l’entreprise.

Même dans ce cas, cependant, le siège social restera la référence unique pour les communications officielles de la part d’autres organismes et autorités, ainsi que l’unique adresse officielle figurant dans les documents officiels tels que, par exemple, l’extrait Kbis en France ou la Visura Camerale en Italie.

Siège social de la société : pourquoi choisir des données officielles

Connaître l’adresse du siège social d’une entreprise est crucial dans différents contextes opérationnels : il suffit de penser à la facturation électronique, aux expéditions, aux campagnes de marketing et aux notifications d’actes officiels. Disposer d’adresses obsolètes ou imprécises, surtout lorsque des systèmes automatisés ont été mis en place, peut avoir des conséquences assez coûteuses en termes de temps, d’argent et de ressources :

• Inefficacité des notifications et communications: 
• Erreurs de facturation et de logistique : expéditions non livrées, retours postaux et factures erronées se traduisent par des pertes de temps et un gaspillage de ressources ;
• Dysfonctionnements et retards;
• Due diligence : l’impossibilité de retracer le domicile légal de l’entreprise peut entraîner des risques juridiques et de conformité.

Des données inexactes ou non mises à jour peuvent, en substance, compromettre toute phase de la relation avec une personne morale, de l’onboarding aux expéditions, de l’envoi de documents commerciaux au recouvrement éventuel des créances.

Siège social et business information : les avantages des données officielles

Lorsqu’il s’agit de business information, l’accès à des données officielles est crucial : seules celles-ci ont en effet une valeur légale et une opposabilité aux tiers. 

Seules les informations publiques présentes au Registre des entreprises garantissent également l’exactitude et la mise à jour des données : les entreprises sont en effet tenues de communiquer toute modification du siège social, et ces informations sont soumises à un contrôle de la part de la chambre de commerce ou de l’autorité compétente.

Accéder aux données officielles signifie donc non seulement disposer d’informations correctes et vérifiées, mais aussi des données les plus récentes disponibles.

L’utilisation de données officielles garantit en outre :

• Efficacité des processus : l’utilisation d’une source unique et faisant autorité comme le Registre des entreprises permet de standardiser les processus de saisie et de gestion des adresses, avec une réduction conséquente des erreurs manuelles ;
• Optimisation des communications et de la logistique;
• Amélioration de la conformité : l’utilisation de données officielles rend immédiate la vérification de la conformité documentaire et démontre la diligence de l’entreprise en matière d’acquisition d’informations ;
• Prévention des fraudes et des actes illicites : le recours à des données officielles prévient le risque de conclure des accords avec des entreprises fictives ou à la gestion opaque.

Siège social des entreprises : comment obtenir les données officielles 

Les données officielles des entreprises, comme nous l’avons vu, sont celles fournies par les chambres de commerce et les registres des entreprises des différents pays, et peuvent être obtenues en demandant un document officiel (par exemple un extrait Kbis en France ou une Visura Camerale en Italie) ou, dans certains pays, en ligne via les services numériques des registres des entreprises.

À ces outils manuels s’ajoutent les services API de business information comme celui proposé par Openapi, qui représentent le niveau d’interaction le plus avancé pour l’accès immédiat à des données certifiées sur les entreprises à l’échelle mondiale. Ces services sont essentiels pour ceux qui ont besoin d’un flux continu et automatisé d’informations officielles, permettant de récupérer en temps réel des données telles que l’adresse du siège social, les coordonnées de contact, le statut opérationnel et les informations économiques.

Grâce à l’accès centralisé à des sources officielles de nombreux pays, les API d’Openapi permettent de connecter les données de plus de 500 millions d’entreprises à des systèmes internes tels que les ERP et les CRM. Cela permet de collecter, d’insérer et de mettre à jour automatiquement les informations, en simplifiant l’adaptation à la réglementation anti-blanchiment, en opérant avec une plus grande sécurité et transparence sur les marchés internationaux et en effectuant des contrôles de due diligence sur des milliers d’entités simultanément pour des évaluations de portefeuille ou de gestion du risque.