Associé, Représentant légal et Bénéficiaire effectif : quelle est la différence ?

Lorsqu’on établit des relations avec de nouvelles entreprises, comprendre qui sont les acteurs clés de la société est essentiel non seulement pour des raisons de transparence, mais aussi pour des questions de conformité et de gestion du risque commercial. 

Il est toutefois essentiel de distinguer trois rôles qui, bien qu’ils puissent être assumés par une seule et même personne, relèvent de domaines totalement différents : la propriété, la gestion et le contrôle ultime. Voyons donc qui sont l’Associé, le Représentant légal et le Bénéficiaire effectif d’une société et pourquoi il est important de savoir les identifier.

Associé, Représentant légal et Bénéficiaire effectif : définitions

Même s’ils peuvent, dans certains cas, coïncider, les rôles d’Associé, de Représentant légal et de Bénéficiaire effectif d’une société correspondent à des fonctions bien distinctes. 

Commençons par les définitions :

• l’Associé est la personne (physique ou morale) qui participe au capital social, c’est-à-dire qui détient des actions ou des parts sociales ;
• le Représentant légal est la personne physique qui représente l’entreprise à l’extérieur et qui peut accomplir des actes juridiques (par ex. conclure des contrats, signer des documents officiels, etc.) au nom et pour le compte de la société ;
• le Bénéficiaire effectif, introduit par la réglementation anti-blanchiment (Décret législatif 231/2007), est la personne physique qui possède ou contrôle la société et qui, en dernière instance, tire profit de ses activités.

Le lien de ces trois figures avec la société concerne des domaines différents : tandis que l’Associé intervient dans le cadre de la propriété, le Représentant légal est lié à la responsabilité de la gestion et le Bénéficiaire effectif au bénéfice économique final. 

Qui est l’associé : droits et responsabilités

L’Associé est celui qui, en acquérant une partie de la propriété de l’entreprise, lie son destin économique à celui de la société. En tant qu’investisseur, l’Associé a le droit de recevoir une partie des bénéfices de l’entreprise (les dividendes) et, en tant que membre de l’Assemblée des associés, il dispose d’un droit de vote (au prorata de sa participation) sur des décisions fondamentales telles que la nomination des dirigeants et l’approbation des comptes annuels.

En participant au capital social, l’Associé participe également au risque entrepreneurial. Il convient toutefois d’opérer ici une distinction cruciale : dans les sociétés de capitaux, telles que les Srl et les Spa, la responsabilité de l’Associé est limitée au capital apporté (responsabilité limitée). Cela signifie que les éventuelles dettes n’affecteront pas le patrimoine personnel des personnes physiques concernées. 

Dans les sociétés de personnes, en revanche, la responsabilité des associés est « illimitée et solidaire » : cela signifie que si le patrimoine social ne suffit pas à couvrir les dettes de la société, les créanciers peuvent se retourner contre le patrimoine personnel des associés.

Un cas particulier, dans le cadre des sociétés de capitaux, est celui de la société à associé unique : lorsque la personne qui détient 100 % des parts est une personne physique, elle assume presque toujours également le rôle de Représentant légal et de Bénéficiaire effectif, mais avec des implications juridiques et des responsabilités différentes.

Qui est le Représentant légal d’une entreprise ?

Si l’Associé est celui qui apporte les fonds, le Représentant légal est celui qui s’expose personnellement (et pas seulement). Son rôle consiste en effet à agir au nom et pour le compte de la société, en assumant les responsabilités civiles, pénales et fiscales liées à l’activité de l’entreprise et aux décisions de gestion.

Dans les Srl, le rôle de Représentant légal est généralement exercé par l’Administrateur unique ou par le Président du Conseil d’administration, tandis que dans les Spa il peut être confié au Président du Conseil d’administration ou au Directeur général. Dans les sociétés de personnes telles que les Snc et les Sas, il coïncide en revanche avec l’associé gérant. 

Dans la majorité des petites entreprises, l’administrateur assume également le rôle de Représentant légal. Les deux fonctions ne coïncident toutefois pas nécessairement : alors que la gestion concerne l’organisation interne de l’entreprise, la représentation légale concerne essentiellement les relations avec les tiers. 

Le représentant légal n’est donc pas nécessairement celui qui définit la stratégie de l’entreprise, mais il est en revanche la seule personne habilitée à engager la société vis-à-vis des tiers, par exemple en signant des contrats, en souscrivant des emprunts ou en formalisant l’embauche de nouveaux employés.

Qui est le Bénéficiaire effectif d’une société ?

La notion de Bénéficiaire effectif a été introduite par la réglementation anti-blanchiment (Décret législatif 231/2007) afin d’identifier la personne physique qui tire bénéfice de l’activité et qui exerce donc un contrôle réel, lequel peut ne pas ressortir des structures sociétaires formelles.

Pour identifier le Bénéficiaire effectif, les critères suivants sont appliqués, par ordre :

• Propriété : le Bénéficiaire effectif est la personne physique qui détient, directement ou indirectement, une participation supérieure à 25 % du capital social ;
• Contrôle : si aucun associé ne détient une participation supérieure à 25 %, on applique le critère du contrôle, qui identifie le titulaire comme la personne physique qui exerce le contrôle sur la société, par exemple en disposant de la majorité des droits de vote en assemblée ou de droits particuliers fondés sur des accords spécifiques et des contraintes contractuelles ;
• Critère résiduel : s’il n’est pas possible d’identifier la personne qui exerce le contrôle, le critère résiduel s’applique. Le Bénéficiaire effectif est alors identifié comme la personne physique qui occupe une fonction de représentation légale, de gestion ou de direction de la société.

L’identification du Bénéficiaire effectif permet d’identifier la personne physique qui contrôle en dernière instance les opérations d’une société, conformément aux lois et réglementations visant à lutter contre la criminalité financière et le financement du terrorisme. 

Associés, Représentant légal, Bénéficiaire effectif : pourquoi les connaître

Pour des acteurs tels que les banques, les experts-comptables et les avocats, connaître la structure sociétaire et identifier les personnes physiques qui administrent et contrôlent les sociétés constitue une obligation légale. Parmi les exigences prévues par la réglementation anti-blanchiment figurent notamment l’identification du Bénéficiaire effectif (afin de prévenir l’utilisation de sociétés écrans pour le blanchiment et d’autres infractions) et la vérification de l’identité du client, c’est-à-dire l’identification du représentant légal, qui est ensuite le « client » établissant la nouvelle relation.

Ces informations sont toutefois également essentielles pour les partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Pour savoir avec qui interagir lors de la signature d’accords et de contrats, il est en effet nécessaire de connaître le représentant légal de l’entreprise, tandis qu’une vue d’ensemble de l’actionnariat est cruciale lorsqu’il s’agit d’évaluer la solidité financière d’une entreprise.

Connaître le Bénéficiaire effectif d’une société est en revanche fondamental lorsqu’il est nécessaire d’évaluer l’intégrité éthique et la réputation d’un acteur avec lequel on entre en contact pour la première fois.