Facturation électronique en Espagne : comment ça fonctionne et échéances

Par rapport à d'autres pays européens, l'Espagne en est encore aux premières étapes de l'adoption des nouvelles normes de facturation électronique. Le pays, cependant, évolue rapidement dans cette direction.

Avec l'entrée en vigueur de la Ley Crea y Crece et l'introduction de la norme technique Veri*Factu, la transition vers un système de facturation électronique obligatoire et harmonisé avec les autres systèmes européens dispose enfin de dates précises. Les entreprises et les professionnels opérant en Espagne devront commencer à se conformer à partir de 2027.

Comment fonctionne la facturation électronique en Espagne

Le système de facturation espagnol, traditionnellement géré par l'Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), repose sur trois documents fondamentaux :

• Factura Ordinaria, la norme utilisée en B2B, qui contient toutes les données fiscales du fournisseur et du client (nom, NIF/CIF, adresse, etc.) ;
• Factura Simplificada, utilisée pour la facturation B2C, c'est-à-dire envers les clients finaux, pour des montants allant jusqu'à 400 euros (dans certains secteurs, comme le commerce et les transports, cette limite est portée à 3 000 euros) ;
• Factura Rectificativa, utilisée pour les annulations, les retours et les corrections.

C'est dans ce contexte que s'inscrit la Ley Crea y Crece (Creación y Crecimiento de Empresas), ou Loi 18/2022, approuvée en septembre 2022, qui introduit l'obligation de facturation électronique pour les transactions B2B entre entreprises et professionnels établis sur le territoire espagnol.

La facturation électronique - obligatoire depuis 2015 dans le secteur public (FACe et FacturaE), mais uniquement pour des montants supérieurs à 5 000 euros - est donc étendue à l'ensemble du marché privé, à l'exception des ventes aux consommateurs finaux (B2C).

Crea y Crece : les nouveautés pour la facturation électronique en Espagne

La loi Crea y Crece établit quelques points clés pour la facturation électronique espagnole :

• Format unique pour le B2B : la facture électronique devient officiellement le seul format valide pour documenter les transactions ;
• Formats et normes techniques : les factures doivent être émises dans des formats structurés et lisibles par les ordinateurs (comme FacturaE ou les normes européennes conformes à la norme EN 16931, telles que UBL ou EDIFACT) ;
• Obligation de suivi : les entreprises ont l'obligation de suivre et de communiquer le statut de la facture (réception, acceptation ou refus, et date du paiement effectif) afin de surveiller les délais d'encaissement ;
• Plateformes : les entreprises peuvent utiliser la plateforme publique de l'Agence fiscale (AEAT) ou des plateformes privées, à condition que ces dernières puissent s'interconnecter entre elles gratuitement.

Ces règles s'appliquent exclusivement aux opérations B2B dans lesquelles les deux parties sont établies en Espagne. Elles ne s'appliquent pas aux transactions vers les consommateurs finaux (B2C), ni aux opérations avec des entités étrangères ou non résidentes.

Facturation en Espagne : le système Veri*Factu

Le deuxième pilier du système de facturation espagnol est Veri*Factu (Sistemas de emisión de facturas verificables), une mesure anti-fraude récemment mise à jour par le Real Decreto 254/2025.

Tandis que la loi Crea y Crece définit les modalités de transmission des documents fiscaux, Veri*Factu garantit l'intégrité et la sécurité du logiciel utilisé pour émettre les factures. La réglementation impose notamment aux logiciels de gestion et de caisse de générer des registres inaltérables, d'imprimer un code QR sur le document et d'envoyer les données de vente en temps réel à l'Agence fiscale (AEAT).

Les seules entreprises non concernées par l'introduction du système Veri*Factu sont les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 6 millions d'euros, car elles sont déjà soumises au système de déclaration immédiate de la TVA connu sous le nom de SII (Suministro Inmediato de Información).

Une mise en conformité progressive : les échéances

La transition du système espagnol vers la facturation électronique prévoit une série d'ajustements progressifs, tant pour le mode de transmission (Ley Crea y Crece) que pour les exigences techniques des logiciels de facturation (Veri*Factu).

En ce qui concerne l'obligation de facturation électronique dans le secteur B2B, le calendrier dépend de la date de publication définitive du Règlement technique d'application correspondant, paru au Boletín Oficial del Estado (BOE) le 31 mars 2026. Les échéances dépendent de la taille de l'entreprise :

• 31 mars 2027 : les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 8 millions d'euros disposent de 12 mois pour convertir intégralement leurs flux de facturation ;
• 31 mars 2028 : toutes les autres entreprises, y compris les travailleurs indépendants, disposent de 24 mois à compter de la publication du Règlement d'application.

Dans un délai de 36 mois, c'est-à-dire en 2029, il deviendra obligatoire pour tous de notifier l'état d'avancement et de paiement de la facture.

Quant à Veri*Factu, les échéances sont plus rapprochées. Les éditeurs de logiciels sont déjà tenus de ne commercialiser que des solutions conformes aux exigences techniques depuis le 29 juillet 2025. Les entreprises et les professionnels opérant en Espagne devront toutefois garder à l'esprit deux dates spécifiques :

• 1er janvier 2027 : toutes les personnes morales et sociétés doivent adapter leurs systèmes informatiques ;
• 1er juillet 2027 : l'obligation est étendue aux travailleurs indépendants et aux personnes physiques.

À partir de 2027, les entreprises seront donc tenues d'utiliser un logiciel certifié pour l'émission des factures. Les documents pourront toutefois continuer à être envoyés au format PDF tant que l'obligation de facturation électronique prévue par la Ley Crea y Crece ne sera pas entrée en vigueur.

Les règles pour les entreprises étrangères et les sanctions

La réforme de la facturation espagnole accorde également une attention particulière au contexte communautaire et international. Les entreprises étrangères disposant d'un numéro de TVA espagnol sont évidemment tenues de se conformer aux nouvelles règles, en s'appuyant sur des formats compatibles (ou sur le réseau européen Peppol) afin de garantir l'interopérabilité de la facturation transfrontalière.

L'Espagne n'exige pas d'envoi périodique de la documentation fiscale, mais les autorités ont la faculté d'effectuer tous les contrôles nécessaires, et peuvent donc demander aux entreprises les données XML structurées conformes aux lignes directrices de l'OCDE.

Le non-respect des nouvelles dispositions entraîne des sanctions administratives pouvant atteindre 10 000 euros par erreur individuelle, auxquelles s'ajoutent des pénalités proportionnelles pouvant aller jusqu'à 1 % du montant total des factures irrégulières.

Pour l'utilisation de logiciels non certifiés ou altérés, les sanctions sont encore plus sévères et impliquent également les fournisseurs des logiciels. Les commerçants utilisant ce type de logiciel s'exposent à une amende fixe de 50 000 euros pour chaque exercice au cours duquel le logiciel non certifié ou modifié a été utilisé (ou détenu). Pour les fournisseurs, l'amende fixe est de 150 000 euros par an, à laquelle s'ajoute une sanction de 1 000 euros pour chaque programme (ou licence) vendu sans la certification requise.