Qu’est-ce que le KYB, comment ça fonctionne et à quoi ça sert

La vérification appropriée de la clientèle ne concerne pas uniquement les personnes physiques. Lorsque le client est une entreprise, la procédure KYC (Know Your Customer) s’adapte en conséquence et devient Know Your Business, ou KYB. 

En plus d’être une obligation légale pour les entités identifiées par les réglementations AML/CFT (lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme), la procédure KYB est un outil essentiel de gestion des risques qui permet de prévenir les fraudes, de protéger la chaîne d’approvisionnement et de se prémunir contre les risques juridiques et réputationnels.

Qu’est-ce que le KYB (Know Your Business) ?

Le processus KYB, acronyme de Know Your Business, est une procédure de vérification visant à établir la légitimité des entreprises avec lesquelles des relations commerciales sont nouées. Tout comme le KYC (Know Your Customer), le KYB est une procédure de Due Diligence destinée à prévenir la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ; il constitue donc l’un des piliers fondamentaux des réglementations CFT (Counter Terrorist Financing) et AML (Anti-Money Laundering).

Contrairement au KYC, qui s’applique aux personnes physiques, le processus KYB est utilisé pour vérifier l’authenticité et la fiabilité des entités juridiques telles que les entreprises, en retraçant notamment la structure de l’entreprise et les bénéficiaires effectifs, ou Ultimate Beneficial Owners (UBO).

Pour les banques, les institutions financières, les sociétés de cryptomonnaies et d’autres opérateurs désignés par le cadre réglementaire AML/CFT, le KYB est une obligation légale, car il fait partie intégrante de la vérification appropriée de la clientèle (Customer Due Diligence - CDD). Les entreprises qui ne sont pas soumises à cette obligation peuvent adopter volontairement les procédures KYC et KYB afin de gérer le risque commercial (par exemple en évitant les fraudes et les faillites) et de protéger leur réputation, en s’assurant de ne pas être associées à des partenaires ou fournisseurs peu fiables ou impliqués dans des scandales. 

Comment effectuer les contrôles KYB ?

En résumé, la procédure KYB se déroule en 4 étapes principales :

1. La collecte d’informations dans le cadre du KYB

La première étape consiste à demander au client des informations et des documents afin d’obtenir les données nécessaires pour vérifier l’existence et la légitimité de l’entreprise. Il convient notamment de demander :

• Les données d’identification de base, telles que la dénomination sociale, le siège et le numéro de TVA ;
• Le certificat de constitution ou d’enregistrement ;
• Extrait du registre du commerce à jour ;
• La structure organisationnelle de l’entreprise ;
• La déclaration du bénéficiaire effectif, c’est-à-dire des personnes physiques qui contrôlent l’entreprise.

Dans certains cas, les statuts de l’entreprise, les bilans, licences et autorisations peuvent également être demandés. Les procédures KYB à appliquer dépendent essentiellement du niveau de risque associé à l’entreprise.

2. La Due Diligence du Know Your Business

Une fois les données recueillies, elles doivent être comparées à celles des registres publics officiels (par exemple, le registre du commerce) afin de vérifier la véracité des informations fournies par le client. Comme pour le KYC, il n’existe pas de procédure universelle : la Due Diligence dépend du niveau de risque associé au sujet concerné. 

Les banques et institutions financières doivent d’abord recueillir des informations d’identification de base leur permettant de déterminer le type de client, la zone géographique et le type de service demandé : ces informations sont suffisantes pour effectuer une évaluation préliminaire du risque et donc déterminer le type de Due Diligence à appliquer.

La Due Diligence standard, par exemple, prévoit l’exécution de contrôles KYC sur toutes les personnes physiques occupant des postes de direction dans l’entreprise : cela signifie vérifier leur identité, mais aussi effectuer un contrôle des listes de sanctions, identifier les personnes politiquement exposées (PEP) et vérifier l’existence de médias défavorables, c’est-à-dire d’articles ou de nouvelles associant la personne à des activités criminelles ou portant atteinte à sa réputation.

L’objectif final de cette opération est de mieux évaluer les risques potentiels associés à une entreprise donnée. Après vérification des données et attribution d’un premier profil de risque, il est nécessaire d’analyser les informations afin de mieux comprendre les caractéristiques essentielles de l’entreprise (structure, hiérarchie, situation financière, relations commerciales, etc.).

3. L’identification du bénéficiaire effectif (UBO)

Un des aspects les plus importants du KYB est la vérification du bénéficiaire effectif, c’est-à-dire la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent directement ou indirectement une entreprise.

Identifier les UBO permet de comprendre qui se cache réellement derrière une entreprise et de prévenir les tentatives de dissimulation d’identité via des sociétés-écrans, des holdings ou des structures complexes souvent utilisées à des fins de blanchiment d’argent.

Pour les entreprises européennes, ces informations peuvent être obtenues via le registre du commerce ou le registre des bénéficiaires effectifs, créés dans le cadre de la Quatrième Directive européenne anti-blanchiment (2015/849).

4. Surveillance continue (KYB Monitoring)

Le KYB ne s’arrête pas à la première vérification. Tout comme le KYC, il nécessite une surveillance continue de la relation commerciale : les données de l’entreprise, sa structure et ses dirigeants peuvent changer au fil du temps.

Il est donc essentiel de mettre en place un système de monitoring KYB permettant de recevoir automatiquement des alertes lorsque des changements importants surviennent (par exemple, modification des dirigeants, du siège social, des UBO ou des listes de sanctions).

Ce suivi constant permet de garantir que les partenaires commerciaux restent conformes et fiables tout au long de la relation d’affaires.

Pourquoi effectuer la vérification KYB même lorsqu’on n’y est pas obligé ?

Bien que les réglementations AML/CFT imposent la vérification KYB uniquement à certaines catégories d’entreprises (institutions financières, banques, prestataires de services en actifs numériques, etc.), son adoption volontaire représente une bonne pratique stratégique pour toutes les organisations.

• Réduction du risque commercial : vérifier la légitimité de partenaires, fournisseurs et clients aide à éviter les fraudes, les faillites ou les relations avec des entreprises non conformes ;
• Protection de la réputation : éviter d’être associé à des entités impliquées dans des scandales financiers ou des activités illégales ;
• Conformité proactive : anticiper les futures obligations légales et se conformer aux standards internationaux en matière de lutte contre le blanchiment d’argent ;
• Amélioration de la confiance : instaurer des relations commerciales transparentes et fiables, valorisées par les clients et partenaires.

Les outils numériques de vérification KYB, tels que les API de vérification d’entreprise d’Openapi, permettent d’automatiser ces contrôles en temps réel, d’intégrer les données issues des registres officiels (par exemple, le registre des entreprises ou le VIES) et de réduire les risques opérationnels liés à des erreurs manuelles.

Adopter une approche KYB, même sans y être légalement contraint, signifie renforcer la sécurité des processus internes et bâtir des relations commerciales plus solides et plus durables.