La Signature Numérique Automatique est un type de Signature Électronique Qualifiée prévu par le Règlement eIDAS qui permet de signer des documents sans que le signataire ait à être présent de manière continue, c'est-à-dire sans qu'il soit nécessaire d’autoriser manuellement chaque signature.

Cet outil, qui permet de considérablement accélérer la validation des factures, bilans et tous types de documents, repose sur une série d’opérations côté serveur, sans impliquer le titulaire du certificat de signature.

Voyons en détail ce qu’est la Signature Électronique Qualifiée Automatique, son fonctionnement, sa valeur légale et comment elle peut contribuer à l’automatisation des processus métier, offrant ainsi des économies considérables en termes de temps et de ressources.

Signature électronique qualifiée: qu'est-ce que c'est et quand l'utiliser

La Signature Électronique Qualifiée (QES) est l’un des types de signature électronique prévus par le règlement eIDAS sur l’identification électronique. Selon la loi européenne, la réglementation italienne prévoit 5 types de signature:

• Signature Électronique Simple (FES): la forme la plus faible. Des exemples incluent les codes PIN et les combinaisons nom d’utilisateur et mot de passe.

• Signature Électronique Avancée (FEA): permet d’identifier le signataire et garantit qu'il a le contrôle exclusif du dispositif utilisé pour signer, comme c’est le cas avec une signature graphique sur tablette. Elle peut être utilisée pour signer certains types de contrats mais exclut, par exemple, les actes de vente immobilière.

• Signature Électronique avec SPID: possède la même validité légale que la SEA, mais est reconnue exclusivement en Italie.

• Signature Électronique Qualifiée (FEQ): nécessite l’utilisation d’un dispositif de signature sécurisé (smart card, token USB ou dispositif sécurisé) et repose sur un certificat de signature qualifié. Elle a la même validité légale qu’une signature manuscrite effectuée en présence d’un agent public.

• Signature Numérique: un type particulier de signature électronique reconnu en Italie, équivalente à la SEQ.

En Italie, il n’y a aucune différence entre la signature numérique et la signature électronique qualifiée : les deux peuvent être utilisées pour signer des documents et conclure des contrats de tout type.

En plus de la signature numérique, deux types de signature très spécifiques sont également couverts : le sceau électronique qualifié et la signature numérique automatique.

Signature Électronique Qualifiée et Sceau Électronique

Le règlement eIDAS prévoit également une autre forme d’identification électronique qualifiée: le sceau électronique.

La différence principale est que, contrairement à la signature électronique qualifiée, le sceau électronique identifie une personne morale et non une personne physique.

Le sceau permet ainsi d’identifier l'entreprise qui l’a appliqué, mais pas la personne qui a matériellement utilisé les identifiants pour signer les documents.

Signature Numérique Automatique en Masse: qu’est-ce que c’est et comment ça fonctionne

Parmi les types de signature électronique qualifiée, il y a la Signature Numérique Automatique, qui permet de signer un ou plusieurs documents sans l’intervention directe du signataire.

Selon la définition fournie à l’Art. 1 du DPCM du 22 février 2013, la signature automatique en masse est une “procédure informatique particulière de signature électronique qualifiée ou de signature numérique réalisée avec l’autorisation préalable du signataire, qui conserve un contrôle exclusif sur ses clés de signature, en l’absence de surveillance continue et ponctuelle de ce dernier”.

En substance, ce type de signature permet d’apposer une signature légalement valide même sans un contrôle constant du signataire. Une fois le certificat de signature acquis, il devient disponible auprès de l’organisme certificateur, c’est-à-dire du fournisseur de services de confiance qualifié, chaque fois que le système en fait la demande, par exemple lors de la signature automatique des bilans, des factures émises ou d’autres types de documents.

En tant que SEQ, la signature automatique en masse garantit la sécurité, l’intégrité, l’authenticité et l’immodifiabilité des documents signés, maintenant ainsi la même validité légale qu’une signature manuscrite.

Signature à Distance en Masse: avantages et applications

La Signature Numérique Automatique permet de signer plusieurs documents en une seule opération : une fois les processus automatiques définis, le système signe automatiquement les documents associés côté serveur, sans nécessiter l’intervention directe du titulaire de la signature.

Cela permet d’automatiser, d’accélérer et de sécuriser les tâches répétitives et routinières impliquant plusieurs documents (les factures quotidiennes ou mensuelles, la signature des volumes d’archivage, la clôture d’un dossier documentaire, etc.).

La mise en place de la signature à distance en masse optimise ainsi les flux de travail en réduisant considérablement les coûts de gestion et les processus manuels, tout en diminuant le taux d’erreur.

Ce type de signature peut contribuer de manière significative à la numérisation et à l’automatisation des processus internes des entreprises et constitue un véritable levier pour les entreprises et organisations qui gèrent quotidiennement de grands volumes de documents.

Signature en Masse via API: le nouveau service d'Openapi

Pour que l’utilisation de la Signature Automatique réduise réellement les coûts opérationnels, peu importe le nombre de documents à signer, il est essentiel que le fournisseur de service ne prélève pas de frais d’infrastructure et permette de personnaliser le service en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Le nouveau service de Signature Électronique Qualifiée Automatique d'Openapi, conforme aux règlements eIDAS et au Règlement d’exécution 2024/994, permet de construire un système de signature automatique sur mesure pour chaque organisation : par exemple, il est possible de choisir le type de signature à utiliser (CAdES, PAdES, XAdES ou PKCS#1), et de choisir entre un service de signature automatique ou une signature via OTP, qui ajoute une étape de sécurité supplémentaire.

Pour commencer à rationaliser les flux de travail, aucune installation n’est nécessaire: il suffit d’intégrer les API d'Openapi dans vos systèmes de gestion, logiciels ou sites web et d’acquérir un certificat de signature qualifié (ou un sceau électronique) via l’endpoint dédié.

De plus, Openapi propose également le service de Sceau Électronique Qualifié (QeSeal) Automatique, qui permet aux personnes morales de signer automatiquement et depuis un serveur de grands volumes de documents. Tout cela en mode massif ou individuel et en quelques secondes.